Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2014

Datum: 14 april 2014
Tijd: 20.00 – 23:00 uur
Plaats: Clubhuis ‘De Klos’

1. Opening (20:00 uur):

Allen hartelijk welkom op de ALV van 2014. Het afgelopen jaar hebben er weer vele brigadeactiviteiten plaatsgevonden die u terug kunt lezen in het jaarverslag. Ook hebben we het 95 jarig jubileum van de vereniging gevierd en kunnen we terug kijken op een succesvol verenigingsjaar. Begin dit jaar is helaas erelid en oud voorzitter Leen Immink op 89 jarige leeftijd overleden. Daarnaast hoorden wij onlangs dat Els in het ziekenhuis ligt en behandeld wordt. Wij wensen haar heel veel sterkte en beterschap toe. Namens Els hartelijk dank voor alle kaarten die zij heeft ontvangen. De vergadering is hierbij geopend.

Huisregels die tijdens deze vergadering gelden zijn:

• woord enkel en alleen richten tot de voorzitter;
• geen onderlinge gesprekken;
• mobiele telefoons uit of op stil.

Heeft iedereen de presentielijst getekend?

2. Ingekomen stukken

Mail Ellie m.b.t. financieel verslag. Ellie is geen lid meer van de LRB. Ellie wees ons op de nieuwe regels omtrent een ANBI. Zij stelt ook voor om in het financieel verslag de onttrekking te laten zien van de voorzieningen en hier tegenover de kosten die je hebt gemaakt (per saldo nul).

3. Notulen Algemene Ledenvergadering 15 april 2013

P8: Patrick is aftredend is 2016, dit moet 2015 zijn. Dit kan statutair namelijk niet!

De notulen zijn met wijzigingen goedgekeurd. Met dank aan de samensteller.

4. Mededelingen Bestuur

Veiligheidsregio / RVR (= Regionale Voorziening Reddingsbrigades)
Medio 2015 krijgt de LRB een reddingseenheid in bruikleen van Reddingsbrigade Nederland in het kader van de Nationale Reddingsvloot. Dit om zodoende bij grootschalige calamiteiten op het water en bij overstromingen inzetbaar te kunnen zijn. Op dit moment wordt er binnen de LRB hard gewerkt om een volledig gekwalificeerd team operationeel te krijgen door o.a. opleiding. Regionaal overleg is er periodiek overleg met de reddingsbrigades om afspraken te maken en te zorgen dat de reddingsvloot binnen Hollands Midden operationeel wordt.

Nieuw clubgebouw
Wij zijn aan het kijken naar de mogelijkheden om elders een clubhuis te realiseren, gecombineerd met de botenloods. Er is een locatie op het oog nabij Zwembad De Zijl. We zijn in gesprek met de gemeente voor de mogelijkheden. Beginfase! Dit is noodzakelijk omdat de huidige stallingslocatie van de boten te klein dreigt te worden. Ook het te water laten is bewerkelijk en tijdrovend, zeker met het oog op de toekomst (RVR). Een wens is ook om clubgebouw en botenloods onder een dak te hebben.

Reglement seksuele intimidatie
Vorig jaar hebben we veel aandacht besteed aan het onderwerp seksuele intimidatie. Het protocol aanstellingsbeleid is uitgedeeld aan alle vrijwilligers met het verzoek om door te lezen het document te ondertekenen. In het document staat een zin over de omgang met leerlingen in privétijd van de vrijwilliger. Er zijn meerdere vrijwilligers met kinderen, kleinkinderen of nichtjes/neefjes bij de LRB. Dit zou strikt gezien betekenen dat je geen omgang met deze kinderen mag hebben. Er zal een tekstuele aanpassing / toevoeging van dit specifieke artikel plaatsvinden. Daarna wordt het protocol opnieuw verspreid.

Jubilarissen

Voordracht: Agnes, Joke en Leny voordragen als Lid van Verdienste.

Agnes is lid sinds 1979 en geeft al jarenlang zwemles. Stemming: betreft stemronde 1.

Joke is lid 1969 en is ook al jarenlang een vertrouwd gezicht in Het Vijfmeibad. Stemming: betreft stemronde 2.

Leny is lid sinds 1964 geeft al jarenlang les in Het Vijfmeibad. Momenteel hoofdinstructeur. Stemming: betreft stemronde 3.

Het stembureau bestaat uit Cor, Boudewijn en Jaap. De stemmen worden in de pauze geteld en daarna wordt de uitslag door de voorzitter bekend gemaakt.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Karel heeft verzocht zijn getekende versie van het Protocol Seksuele Intimidatie terug te krijgen, dit is niet gebeurd, zijn mail is bewaard bij het document en gaat vernietigd worden na ondertekening van de gewijzigde versie. Karel is tevreden als de passage gewijzigd worden.

Cor: Is het nodig om bij iedere vereniging opnieuw een VOG aan te vragen? Ja, dit moet als het door een andere vereniging ook gevraagd wordt. VOG is vier jaar geldig en wordt vergoed door NOC-NSF.

5. Jaarverslagen

5.1. Bestuur

Jaarverslag goedgekeurd.

5.2. Commissie Opleidingen

Jaarverslag goedgekeurd.

5.3. Commissie Bewakingen

Jaarverslag goedgekeurd.

5.4. Commissie Wedstrijden

Jaarverslag goedgekeurd.

5.5. Commissie Activiteiten en Commissie Promotie

P20: Marlène loopt stage, hoe zit dit? Zij moet vanuit de HALO een opdracht doen, zij gaat een enquête maken en deze onder de leden verspreiden.

Jaarverslag goedgekeurd.

5.6. Commissies Redactie

Jaarverslag goedgekeurd.

5.7. Commissie Bar

Pieter staat niet op de medewerkerslijst.

5.8. Commissie Onderhoud

Pieter staat niet op de medewerkerslijst.

Danny geeft aan dat het spijtig is dat de klussers niet vermeld staan. Het bestuur overweegt een format uit te rollen naar de commissies, dit komt nog terug op de bestuursagenda. De bestuursvertegenwoordiger kan de motivatie van het bestuur vertegenwoordigen en jij je motivatie daartegen.

Jaarverslag goedgekeurd.

5.9. Werkgroep Jubileum

Waarom niet op de agenda voor deze vergadering? Excuses! Er is een foutje in geslopen.

Jaarverslag goedgekeurd.

6. Financieel jaarverslag 2013

6.1. Toelichting Financieel Verslag 2013

P29: 8705 moet zijn 8730.

6.2. Stichting Vrienden van de LRB

Jaarverslag goedgekeurd. Mag het saldo € 18.180,84 over geheveld worden naar de vereniging? Ja.

6.3. Leidse Reddingsbrigade

Jaarverslag goedgekeurd.

Zijn er bezwaren tegen de reserveringen die het bestuur heeft voorgesteld op pagina ???.

Meubilair bestuurskamer? We willen het gebruiken voor inventaris. Danny / Reinier geven aan de benaming niet prettig te vinden. We willen graag een nette vergaderzaal creëren.

Richard geeft aan het merkwaardig te vinden dat er niets voor het zwembad op staat. Is iedere instructeur tevreden? Er zijn geen wensen bij het bestuur binnengekomen. Vorig jaar zijn er nog (extra) materialen voor het zwembad aangeschaft vanuit een financiële teruggave van Reddingsbrigade Nederland.

Kim is het nuttig om nu meubilair aan te schaffen nog voor de Klos met het oog op een nieuw clubgebouw? Bij de aanschaf van nieuw meubilair zal rekening gehouden worden met deze plannen.

Danny: Pietenpakken 600 euro gereserveerd en nog 400 euro van de begroting. Is dit niet wat veel? De huidige pietenpakken zijn nodig aan vervanging toe, nieuwe pietenpakken van een goede kwaliteit zijn prijzig.

Cor en Boudewijn vinden het jammer dat er geen Sinterklaas gevierd is door de LRB afgelopen jaar. Jammer ook dat er zelfs geen Pieten in de baden waren.

De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde reserveringen.

6.4. Toelichting balans

P33 0520 Jubileum dit zijn de kosten van de werkgroep Jubileum, doop boot en kerstdiner. Bestuur heeft 500 euro bijgedragen.

1290 Bewaking Universiteit staat nog open, Adverteerder de Boer staat nog open. De overige posten zijn inmiddels betaald.

6.5. Balans

P34 Het saldo op de rekening van de Rabobank is tot een minimum beperkt, we kregen weinig rente op het spaargeld. Het meeste geld staat nu bij de ING.

Danny: zouden we de Rabobank-betaalrekening kunnen opheffen? Nee, het geld wat bij de Rabobank staat is als buffer voor het geval dat de andere bank over de kop gaan van de ING. We doen aan risicospreiding.

Balans goedgekeurd.

7. Verslag Kascontrole Commissie en goedkeuring Financieel Jaarverslag

Jaap, Patrick en Boudewijn zijn op 5-3-14 bij Michel thuis geweest. Patrick: correcte, en overzichtelijke weergave. Wij verzoeken de vergadering de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen, zijn de leden akkoord? Ja

8. Begroting Stichting Vrienden van de LRB 2011 & Begroting LRB 2014

8.1. Toelichting

P35 Is de verzekeringspremie al bekend. Ten tijde van de begrotingsopzet was de premie 2013 nog niet bekend. Deze is nu wel bekend en op basis hiervan kan de er een inschatting worden gemaakt voor de premie 2014. Het dagelijks bestuur is bezig het verzekeringspakket onder de loep te nemen.

Nico geeft aan dat de EHBO’ers verzekerd zijn via het Oranje Kruis.

Richard: Mag ik inzagen in de verzekeringspremie van die aan Reddingsbrigade Nederland wordt betaald? Deze zal worden toegestuurd.

Goedgekeurd.

8.2. Begroting Stichting Vrienden van de LRB 2011 & Begroting LRB 2014

P36 4350 Vallen de boeken onder.

Begroting goedgekeurd.

Contributie is dit jaar ongewijzigd. Heeft het bestuur mandaat om de lesgelden eventueel te verhogen voor komend jaar? Het mandaat wordt door de vergadering verleend.

Bijlage 1 Medewerkerslijst

Er staat een fout in de naam van Ria, haar meisjesnaam staat verkeerd gespeld.

Richard: Er staan leden op die al gestopt zijn. Dit klopt zij waren wel actief in 2013.

Pieter Rik moet zijn Rick.

9. Bestuursverkiezing

Michel is herkiesbaar als penningmeester, Leanne is herkiesbaar als algemeen bestuurslid. Stembriefje wordt uitgedeeld.

Pauze, daarna volgt de pauze uitslag.

21:36 Nico verlaat de vergadering.

Alle drie de leden zijn benoemd tot lid van verdienste.

Bij de bestuursleden is een vertelling geweest, dit wordt nogmaals door het stembureau geteld.

Uitslag bestuursverkiezing (na de hertelling):
Michel 31 voor, 2 blanco: benoemd
Leanne 30 voor, 3 blanco: benoemd

Geen vacatures in het bestuur.

Ron is ledenadministrateur en Monica financieel adviseur. Beiden ondersteunen Michel.

Jaap en Boudewijn zijn de vertrouwenspersonen.

10. Benoeming Kascontrole Commissie

Er zijn geen leden aftredend, dus geen vacatures.

Voorstel:
Jaap treedt nu af, en is verkiesbaar voor twee jaar: stemronde 4 Dit in verband met het tegelijkertijd aftreden van de leden volgend jaar, dit is niet wenselijk.

11. Mededelingen ARBO

Risico en verzekeringen.
In hoeverre is iedereen in de baden bekend met het ontruimingsplan? We gaan hier opnieuw naar kijken. Sportbedrijf is in principe verantwoordelijk  gekeken moet worden of de afspraken vanuit het verleden nog steeds actueel zijn., Danny geeft aan dat er in het Vijfmeibad een nieuw plan ligt, maar dat we deze nog niet gekregen hebben.

12. Jaarstukken RN, Bondsmededelingen

Geen stukken voor de ALV van Reddingsbrigade Nederland, de vergadering is op 24 mei 2014. Zijn er gegadigden? Nee, het bestuur kijkt intern. Krijgen de afgevaardigden mandaat? Ja

13. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement

Verenigingsreglement en huishoudelijk reglement zijn hetzelfde. De stukken hebben op de website gestaan.

Er volgen veel vragen en opmerkingen op het reglement en de voorgestelde wijzigingen. Ook mede gezien de tijd wordt besloten dat het bestuur het stuk terug neemt en er in samenspraak met de commissies opnieuw naar zal kijken.

14. Update Beleidsplan

Het huidige beleidsplan is opgesteld voor de periode van 5 jaar en loopt tot en met 2015. Volgend jaar zal het bestuur het beleidsplan moeten herzien.

Doelstelling:
Het realiseren van een verhoging van 75% van het aantal juniorleden binnen de termijn van dit beleidsplan door het werven van nieuwe leden en behouden van bestaande leden.

• Het afgelopen jaar zijn er meerdere persberichten geplaatst in de kranten. Ook zijn er meerdere radio-interviews gegeven op UnityFM. Hiermee proberen we de naamsbekendheid te vergroten in Leiden en omgeving. Ook op social media worden actief berichten geplaatst. Zelfs vandaag is er nog een persbericht verstuurd.
• Er is een start gemaakt met varend redden voor de junior lifeguards. Hiermee proberen we de jeugd te binden en ze uiteindelijk op te leiden voor bewakingen of inzet op Nationale reddingsvloot.

De doelstelling is ambitieus maar we moeten blijven proberen om alle activiteiten die we doen te richten op ledenbehoud of ledenaanwas. Het aantal leden stijgt gestaag de afgelopen jaren (zie pag. 11 jaarverslag bestuur). Dit komt voornamelijk door NRZ. Het ledenaantal bij de LRB blijft stabiel en het is belangrijk dat we met het gehele kader ons daarop focussen. De nieuwe structuur van de LRB zal ook een bijdrage moeten gaan leveren door de wijziging / betere verdeling in taken en de kortere communicatielijnen.

4.B Aanvulling mededelingen Bestuur

Het Vijfmeibad gaat mogelijk sluiten. Dit volgen we op de voet. Reinier en Boudewijn zijn hierbij actief betrokken en gaan naar de bijeenkomsten van de gemeente (= werkgroep).

15. Rondvraag:

Jaap: Het bord op het toegangshek, waar is deze? Bord komt niet op het hek, mag niet van het Sportbedrijf. Er is een paal geplaatst waarop “reclame” is toegestaan.

Marieke: Wil iedereen zich opgeven die wil meehelpen met 100-jarig jubileum? Ook ideeën zijn van harte welkom. info@lrb.nu.

Danny: Is er een definitie over wanneer je kaderlid bent? We zijn hier als bestuur mee bezig. We willen dit presenteren op de ALV 2015.

Helianne: Is er beleid ten aanzien van het maken van foto’s? Dit beleid is besproken en er is een passage opgenomen op het inschrijfformulier. Hoe zit het met foto’s maken in de zwembaden. Het is geen openbare ruimte. We zullen nog moeten onderzoeken hoe dit op papier te zetten.

Cris: Concept begroting een jaar van tevoren goedkeuren in ALV 2015, ook een concept begroting 2016 presenteren. We nemen het ter overweging mee.

Cris: Wat ziet het bestuur op korte termijn als reactie op een verstuurde mail van de voorzitter naar Cris. Rob verstaat daarmee voor het einde van deze maand.

Cris: Het bestuur zou iets specifieker kunnen zijn in de gestelde termijnen.

Cris: Zijn de notulen van de vorige vergadering getekend? Notulen zijn niet direct getekend, dit vraagt aanpassing in het Huishoudelijk Reglement. Wel wordt het ALV boekje door het gehele bestuur ondertekend.

Laatste stemronde
Herbenoeming Jaap voor de Kascontrole Commissie. 33 voor, Jaap is voor twee jaar opnieuw benoemd en aftredend in 2016.

16. Vaststellen datum en plaats volgende vergadering

13 april 2015 20:00 in de Klos.

17. Sluiting (23.07 uur)

Iedereen bedankt voor zijn aanwezigheid.